La Auditoria de Recursos Humanos es una auditoria del tipo funcional, ésta no es solo diagnosticar el pasado, sino apreciar el presente ya asesorar sobre la evolución de la compañía y así poder alcanzar sus objetivos y mejorar sus competitividad en relación con otras empresas.
En el presente ensayo se definirá el concepto de auditoría de los recursos humanos, también se describirán sus funciones, las técnicas que se utilizan para llevarla acabo, las observaciones que esta hace, el cómo se evalúa y los diferentes conceptos de esta. Todo esto con la finalidad de entender la importancia que esta herramienta tiene para las empresas, así como para nuestra formación y futura labor como profesionales.
En este proceso de globalización en que vivimos nos urge apelar al manejo efectivo y eficaz de nuestros sistemas organizacionales y de la administración de nuestros recursos humanos. Esta realidad necesita de respuestas empresariales adecuadas que posibiliten la supervivencia de las empresas, y la logística trata de responder a las necesidades de este nuevo entorno. Es por ello que resulta oportuno y adecuado, prácticamente una necesidad imperante el que la directiva de la empresa se asegure que la gestión del departamento de talento humano se desempeñe dentro de niveles apropiados en satisfacción de las necesidades del trabajado generando bienestar y calidad de vida.
No cabe dudas que la gestión de recursos humanos debe permitir preparar y readaptar al personal a las nuevas exigencias de trabajo, a los nuevos modelos organizativos, basados en una nueva cultura de trabajo caracterizada por: el espíritu solidario y de cooperación en el trabajo, el mejor desempeño y esfuerzos colectivos, la participación en la toma de decisiones, el fomento de las comunicaciones horizontales y verticales, la reducción de los niveles intermedios y jefes intermedios, la integración de funciones y la creación de otras nuevas, la descentralización de los controles, la responsabilidad colectiva y el compromiso con los objetivos de la organización, entre otros, aspectos estos que solo se puede verificar si se cumplen según lo establecido, realizando auditorías a la gestión moderna de recursos humanos.
En tal sentido Harper y Lynch (1992) definen auditoría de RH como un análisis de las políticas y prácticas del personal de una organización y evaluación de su funcionamiento actual, con el objeto de llegar a una opinión profesional sobre las acciones llevadas a cabo en materia de recursos humanos, en un período de tiempo concreto, justifican los gastos. Además de sugerir acciones y medidas para el mejoramiento de la gestión.
Esto significa que la auditoría del personal se considera, como un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar bajo un método especial todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijadas en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deben hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administración del personal.
Beneficios de la Auditoría de Recursos Humanos
Los beneficios de la auditoria de recursos humanos son muchos como los siguientes: a) Identifica las contribuciones del departamento de personal a la empresa.
b) Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de recursos humanos.
c) Identifica problemas de importancia crítica.
d) Alienta la uniformidad de políticas y prácticas y
e) Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales.
Cabe destacar que los problemas en las organizaciones relacionados con el tema del personal o talento humano no se confinan estrictamente al área del departamento de recursos humanos sino que son amplios. Por eso también es necesario evaluar el uso de los procedimientos de personal por parte de los gerentes y el efecto que esas actividades tienen sobre el personal, de igual forma es menester evaluar las estrategias corporativas y la forma en que se relacionan con la sociedad en general dado que en cualquier caso las decisiones de la cúpula afectan directamente al departamento de personal
En concordancia con lo antes expuesto los integrantes del departamento de personal pueden familiarizarse a fondo con la estrategia corporativa a través de entrevistas y pláticas directas con los dirigentes para luego poder determinar si el personal cumple con su trabajo, de igual forma el grado de aceptación y adherencia del personal a las políticas de recursos humanos en relación con los planes estratégicos de la compañía.
Lo antes expuesto nos lleva a verificar entonces que existe una serie de pasos que se deben seguir para que la auditoria de RRHH sea efectiva y organizada, por tanto el equipo de auditores debe tener en cuenta la totalidad de los aspectos de la administración de personal, y asegurarse de identificar quién es responsable de llevar a cabo cada actividad; determinar los objetivos que persigue cada actividad, revisar las políticas y procedimientos que se emplean para alcanzar esos objetivos, desarrollar un plan de acción para corregir errores en los objetivos, políticas y procedimientos y finalmente pero no menos importante formular un seguimiento para el plan de acción.
Areas que cubre una Auditoría de Recursos Humanos.
a) Sistema de información sobre la administración de personal.
b) Planes de recursos humanos administración de la compensación (Planes de sustitución y reemplazo Niveles de sueldos, salarios e incentivos).
c) Análisis de puestos (Descripciones y especificaciones de puestos).
d) Obtención y desarrollo del personal reclutamiento y selección (Fuentes externas de personal, procedimientos de selección, etc.).
e) Capacitación y orientación y desarrollo profesional (Tasa de efectividad en el aprendizaje, planes de promoción).
f) Control y evaluación de la organización (Técnicas de evaluación del desempeño ,entrevistas de evaluación).
g) Auditorías de personal (función del departamento de recursos humanos y evaluación de los gerentes de línea).
En mi opinión entre los motivos que dan lugar a una auditoría de gestión está la necesidad de controlar la gestión de la empresa en sus diferentes niveles. En este caso, se persigue el objetivo de establecer un control de eficacia, eficiencia y economía. De ahí que también se denomine auditoría 3E.
La eficacia de una organización se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas de actuación de la misma, es decir, comparando los resultados realmente obtenidos con los resultados previstos y, por tanto, existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio obtiene los resultados esperados, independientemente de los recursos que hayan sido utilizados para ello, por tanto se trata de la comparación de unos outputs con otros outputs.
La evaluación de la eficacia requiere siempre la existencia de objetivos claros, concretos y definidos, pudiéndose realizar la medición del nivel de eficacia sobre los hechos y sobre los resultados. Esta evaluación nos permite:
a) Conocer si los programas cumplimentados han conseguido los fines propuestos.
b) Facilitar información para decidir si un programa debe ser continuado, modificado o suspendido -controles de eficacia realizados durante el desarrollo del programa, medición en su caso, de los outputs intermedios.
c) Suministrar bases empíricas para la evaluación de futuros programas.
d) Descubrir la posible existencia de soluciones alternativas con mayor eficacia.
e) Fomentar el establecimiento por parte de la alta dirección de la empresa de sus propios controles internos de gestión.
La eficiencia se mide por la relación entre los bienes adquiridos o producidos o los servicios prestados por un lado (outputs) y los recursos utilizados por otro (inputs), es decir, se mide por la comparación de unos inputs con unos outputs. La evaluación de los niveles de eficiencia requiere la existencia de una determinada información y de una organización suficientemente preparada.
Para valorar tanto los inputs como los outputs, éstos deben estar claramente definidos. Dicha evaluación puede ser realizada en términos cuantitativos o cualitativos, y nos permite conocer:
a) El rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o vendido, en relación con su coste.
b) La comparación de dicho rendimiento con una norma establecida previamente.
c) Las recomendaciones para mejorar los rendimientos estudiados, y en su caso, las críticas de los obtenidos.